Erläuterung:

Auf die Vorlagen VO/SGJ/092/17, VO/SGJ/049/18, VO/SGJ/0102/18 und VO/SGJ/0102/18-1 wird verwiesen.

Am 13.12.2018 wurde beschlossen, 30.000,- € Planungskosten in eine alternativen Prüfung für die Schaffung von Räumen für die Verwaltung in den Haushalt 2019 einzustellen.

Im ersten Schritt hat die Verwaltung bereits einen Fachmann für Arbeitssicherheit beauftragt. Als Ergebnis wird ein aussagekräftiger abschließender Bericht erwartet, der die Arbeitsplatzsituation in den Rathäusern, u.a. auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitsstättenverordnung, Arbeitsstättenrichtlinie und der DIN 4543-1 für Büroarbeitsplätze, bewertet.

Eine brandschutztechnische Begehung mit Vertretern des Landkreises fand bereits am 19.02.2018 statt. Die dort festgestellten Mängel, zur Ertüchtigung der Gebäude, müssen - nachdem die Arbeitsplatzsituation in den Häusern geklärt ist - umgehend umgesetzt werden.

Auf Basis dieser Ergebnisse werden externe Architekten, insbesondere das Architekturbüro welches seinerzeit den Bau des Neuen Rathauses geplant und begleitet hat, zur Beratung hinzugezogen.

Es soll festgestellt werden, 1.) inwiefern die bisherigen Räumlichkeiten zukünftig weiterhin genutzt werden können und 2.) ein Anbau/eine Erweiterung des Neuen Rathauses sinnvoll und möglich ist  und 3.) ob es weitere Alternativen gibt, die in Betracht kämen – alles auch vor dem Hintergrund zukünftiger Anforderungen/Bedarfe.

Das oben beschrieben Prozedere, inkl. Kostenschätzung mit entsprechenden Skizzen, kann sich bis zu mehreren Monaten hinziehen.

Somit ist die akute angespannte Situation in den Rathäusern nicht gelöst.

Eine gewisse Entspannung der Lage würde es bringen, wenn die Polizei kurzfristig anderweitig untergebracht werden könnte. Derzeit sind im Neuen Rathaus zwei Büroräume an die Polizei vermietet, die bei einem Umzug der Verwaltung zur Verfügung stehen würden. Der derzeitige Mietzins der Polizei beträgt mtl. 268,16 € zzgl. 178,95 € für Reinigung und Nebenkosten.

Die Verwaltung hat nochmals geprüft, inwiefern eine Anmietung von externen Räumlichkeiten in Frage käme. Aktuell auf dem Markt vorhandene Miet-Objekte haben durchweg eine Fläche von über 100 m2 bei einem Preis von meist ca. 11,- € je m2 kalt. Diese Alternative scheidet vor allem aus Kostengründen aus.

Vor diesem Hintergrund hat die Verwaltung nochmals geprüft, ob das ehemalige Hausmeistergebäude am Sandbarg für eine übergangsweise Nutzung der Polizei hergerichtet werden kann. Aus energetischen Gesichtspunkten ist hiermit keine Dauer-Lösung gegeben (Vgl. VO/SGJ/049/18).

Für die einfache, notdürftige Herrichtung des Gebäudes, in erster Linie „Schönheitsarbeiten“ (Malerarbeiten, Fußboden), Schwammsanierung und technische Voraussetzungen (Alarmanlage) ist mit Kosten in Höhe von insgesamt 21.000,- € zu rechnen. Davon ausgegangen, dass eine Dauerlösung für die Räume der Verwaltung frühestens in 2 Jahren realisiert werden kann, ist dieses im Verhältnis zur externen Anmietung von Büroräumen oder der Aufstellung von Mietcontainern die wirtschaftlichste Variante.

Die Kostenschätzung (siehe Anlage) ist auf Grundlage einer Ortsbegehung mit den örtlichen Polizisten entstanden. In dieser Ortsbegehung wurde festgehalten, welche Mindest-Ausstattung sie für nötig erachten. Die örtlichen Polizisten haben bereits signalisiert, diese Lösung für einen Überganszeitraum mitzutragen. Die finale Zustimmung obliegt jedoch der Polizeidirektion.

Das Hausmeistergebäude befindet sich im Eigentum der Gemeinde Jesteburg. Die Nutzung durch die Samtgemeinde zum Zwecke der Unterbringung der Polizei ist demnach von der Zustimmung der Gemeinde Jesteburg abhängig.

Es sei nochmals darauf hingewiesen, dass dieser Vorschlag der Verwaltung nur eine minimale und vorübergehende Entspannung der Situation hervorbringt. Vor dem Hintergrund einer anzustrebenden Dauerlösung sind die Mitarbeiter/innen der Samtgemeindeverwaltung bereit, sich für einen übergangsweisen Zeitraum weiterhin einzuschränken.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Samtgemeinde Jesteburg beschließt:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, das ehemalige Hausmeistergebäude am Sandbarg für die vorübergehende Unterbringung der örtlichen Polizei herzurichten. Die Kosten in Höhe von 21.000,- € werden als überplanmäßige Auszahlung genehmigt.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, die Zustimmung zur Nutzung des ehemaligen Hausmeistergebäudes Sandbarg für Zwecke der Samtgemeindeverwaltung (Unterbringung der Polizei) bei der Gemeinde Jesteburg einzuholen.

Finanzielle Auswirkungen:

Der Mehraufwand wird durch die vorhandene Ergebnisrücklage gedeckt, für die Mehrauszahlung stehen liquide Mittel zur Verfügung.