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Samtgemeinde Jesteburg

Kopfbereich - Bendestorf, Harmstorf und Jesteburg

Vorlage - VO/SGJ/027/19  

Betreff: Touristische Vermarktung der Samtgemeinde Jesteburg
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage
Verfasser:1. A. Reichstein
2. C. Ascheraden
3. Der Samtgemeindebürgermeister
Federführend:Fachbereich I (Finanzen + Internes) Bearbeiter/-in: von Ascheraden, Claudia
Beratungsfolge:
Ausschuss für Soziales, Gesundheit, Kultur und Friedhofswesen Samtgemeinde Jesteburg Vorberatung
23.05.2019 
Sitzung des Ausschusses für Soziales, Gesundheit, Kultur und Friedhofswesen der Samtgemeinde Jesteburg geändert beschlossen   
14.11.2019 
Sitzung des Ausschusses für Soziales, Gesundheit, Kultur und Friedhofswesen der Samtgemeinde Jesteburg geändert beschlossen   
Samtgemeindeausschuss Vorberatung
Samtgemeindeausschuss Vorberatung
Samtgemeinderat Jesteburg Entscheidung
13.02.2020 
Sitzung des Samtgemeinderates Jesteburg geändert beschlossen   

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Erläuterung:

Der Samtgemeinderat hat am 10.01.2019 beschlossen, die touristische Vermarktung der Samtgemeinde Jesteburg mit ihren Mitgliedsgemeinden und deren Kultureinrichtungen auf Samtgemeindeebene zu übernehmen.

 

Zudem soll die Verwaltung zum Thema “Tourismus Jesteburg" einen Vorschlag zur touristischen Vermarktung ausarbeiten und den politischen Gremien vorlegen.

 

In der Hauptsatzung der Samtgemeinde ist bereits geregelt, dass die Samtgemeinde für die Mitgliedsgemeinden die Aufgabe der überörtlichen Tourismusförderung übernimmt.

 

Nach intensiver Abwägung der Situation und unter Einbeziehung

…der (Er-)Kenntnisse aus der Orga-Untersuchung

…den Erörterungen im Rahmen des Projektes „Schnittstellenoptimierung“

…den ersten Resultaten aus der Stellenbemessung

…der aktuellen (personellen) Entwicklung/Lage innerhalb der Verwaltung

…den allgemeinen Entwicklungen bzgl. der Tourismusvermarktung, insbesondere bzgl. Wettbewerbssituation und den rechtlichen Anforderungen

…den Erkenntnissen aus den Arbeitskreisen auf Ebene der Gemeinde Jesteburg

…der Entwicklung/der Lage der Jesteburg-Touristik

ist die Verwaltung zu folgendem Schluss gekommen:

Die größten Synergie-Effekte können nachhaltig durch Kombination von allgemeinen Verwaltungsaufgaben (wie z.B. Öffentlichkeitsarbeit/Zentraler Infopoint) und Wirtschaftsstrukturförderung (inkl. Tourismus) erzeugt und sinnvoll genutzt werden.

Um die Aufgabe „Vermarktung“ übernehmen zu können, werden Ressourcen benötigt. Daher wird vorgeschlagen, die Mitarbeiterinnen der Jesteburg-Touristik mit ihrer wertvollen vorhandenen Expertise in die Struktur der Samtgemeindeverwaltung zu integrieren. Einzelheiten zu den Vorschlägen der Verwaltung werden nachfolgend ausgeführt.

 

Um den o.g. Auftrag an die Verwaltung genauer zu definieren, sind folgende Fragen zu beantworten:

Was könnte oder soll vermarktet werden? Genauer: Was sind touristisch relevante „Produkte“ und „Einrichtungen“ und welche lohnen sich zu vermarkten? Welchen Umfang und welche Intensität soll die Vermarktung annehmen? Welche Ressourcen und Instrumente stehen zu Verfügung? Zu welchen Bedingungen sollten diese genutzt werden (Aufwand, Kosten, Budget, Controlling, Effizienz, Effektivität, Nutzen)?

 

 

Folgende Einrichtungen und Veranstaltungen in der Samtgemeinde könnten vermarktet und weiterentwickelt werden:

Einrichtungen

  • Binnendüne Bendestorf
  • Filmmuseum Bendestorf
  • Freibäder Jesteburg und Bendestorf
  • Heide-Shuttle
  • Kunsthaus Jesteburg
  • Kunststätte Bossard
  • Märchenwanderweg „Der Trickser“
  • Museumsscheune Jesteburg
  • Natur- und Kunstpfad
  • Porzellanmuseum
  • Schaumagazin Bossard
  • Seeve-Radweg
  • Verein Naturparkregion Lüneburger Heide e.V. / Naturpark Lüneburger Heide (Naturpark-Routen, Naturwunder und -blicke etc.)

 

Veranstaltungen von

  • Bendestorfer Klaviertage
  • Bürger- und Gewerbeverein der Samtgemeinde Jesteburg e. V.
  • Bürger- und KulturForum Bendestorf e. V.
  • Dorffeste
  • Einzelne Veranstaltungen (von Vereinen und Verbänden)
  • Ev.-luth. St. Martins-Kirchengemeinde
  • Freundeskreis Filmmuseum Bendestorf e.V.
  • Jesteburger Kammerspiele
  • Jesteburger Podium e. V.
  • Kunstnetz – Jesteburg e. V.
  • Kunstverein Jesteburg e. V.
  • Naturbühne Jesteburg e. V.
  • Samtgemeindebücherei Jesteburg

 

 

Folgende Instrumente kommen dafür in Frage:

 

Instrumente

 

  • Website(s)
    • Aktuelle Informationen
    • Einbindung eines Veranstaltungskalenders (Kalender der Metropolregion Hamburg)

 

  • PrintMedien
    • Flyer
    • Postwurfsendungen

 

  • Vernetzung örtlich
    • Einrichtungen
    • Veranstaltungen
    • Akteure vor Ort

 

  • Vernetzung überregional
    • LHG (Lüneburger Heide GmbH)
    • Metropolregion (Hamburg Tourismus)
    • Naturpark

 

  • Presse

 

  • Soziale Medien (soweit für den öffentlichen Bereich nutzbar!)
    • Facebook
    • Instagram
    • YouTube
    • Apps (z.B. WhatsApp/ Nebenan.de)

 

  • Info-Point

 

Es sei darauf hingewiesen, dass vor allem aufgrund mangelnder Kapazitäten die Themenfelder „überörtlicher Tourismus“, Öffentlichkeitsarbeit, Samtgemeindeentwicklung, Wirtschafts(struktur)förderung von der Samtgemeindeverwaltung in den letzten Jahren zu Teilen nur rudimentär bearbeitet werden konnten. In diesen Feldern herrscht Aufholbedarf. Dieses war mit ein Grund, warum das NSI in der Organisationsuntersuchung empfohlen hat, die organisatorische Zu-/Einordnung der Wirtschaftsförderung nach modernen organisationspolitischen Überlegungen weiter zu entwickeln und so genannte „weiche“ und „harte“ Faktoren der Wirtschaftsförderung enger zu verzahnen. NSI hat ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich durch Zusammenführung der o.g. Arbeitsfelder eine Stärkung der örtlichen Wirtschaftsstrukturförderung ergibt.

Nach wie vor ist eine halbe Stelle in der Verwaltungsleitung nicht besetzt. Die Entwicklung in der Flüchtlingskoordination sollte abgewartet werden, ebenso die Stellenbemessung. Die nun durchgeführte Stellenbemessung hat bestätigt, dass schon für die Erledigung der heutigen Aufgaben in der Verwaltungsleitung (weiterhin) ein Bedarf von mindestens einer halben Stelle besteht. Darin sind die Bereiche Öffentlichkeitsarbeit und Vermarktung noch nicht enthalten. Ebenso besteht Handlungsbedarf im Bereich der bisherigen Poststelle.

Idealtypisch wäre es, damit die Vermarktung der oben genannten Einrichtungen mit den entsprechenden Instrumenten nicht durch unkoordinierte Maßnahmen verpufft, eine Gesamtstrategie zu entwickeln. Dieses kann nur erfolgen, wenn zuvor Ziele (Leitziele, Strategische Ziele, Marketing-Ziele, Operative Ziele) formuliert wurden. Voraussetzung dafür wäre wiederum, dass zunächst eine tiefgehende Standort-Analyse (Bestandsaufnahme, Marktanalyse, Ist-Analyse) mit anschließender Konzeptionierung erfolgt (beispielhaft Inhaltsverzeichnisse im Anhang). Dieses kann von der Verwaltung alleine nicht erbracht werden. Die Erarbeitung eines detaillierten Tourismus-Konzepts ist ein umfangreicher, arbeitsintensiver und fortlaufender Prozess. Es sind zahlreiche Einflussfaktoren zu bedenken. Analyse und Konzeption sind laufend auszuwerten und fortzuschreiben (Berichtswesen). Ohne Hinzuziehung externer Leistungen käme man hier, zumindest in den Anfängen, nicht aus. Bei „Einkauf“ dieser Leistungen sind schnell Beträge im höheren fünfstelligen Bereich erreicht. Die Dauer eines solchen Projekts beträgt erfahrungsgemäß 12 bis 18 Monate. Allerdings wären damit noch keine Marketing-Grundlagen sowie Maßnahmen umgesetzt. Trotz externer Vergabe müsste die Verwaltung hier Unterstützung leisten, vor allem in den Bereichen Projektsteuerung und Informationsbeschaffung. Außerdem muss die Vermarktung für diesen Zeitraum weiterlaufen, es sollte nicht abgewartet werden bis ein Konzept erstellt ist.

Dieses vor dem Hintergrund, dass es in einigen Bereichen der Verwaltung organisatorisch (noch) an Grundlagen fehlt und der Tourismus nach Definition von NSI Consult in der Samtgemeindeentwicklung nur einen Teilbereich einnimmt.

Daher schlägt die Verwaltung vor, für die Bereiche Tourismus, Vermarktung, Öffentlichkeitsarbeit etc. zunächst Grundlagen zu schaffen bzw. auszubauen in den Bereichen:

1.       Zentraler Anlaufpunkt (Info-Point)

2.       Pressearbeit

3.       Veranstaltungsmanagement

4.       Websites

5.       Aufbereitung, Zusammenführung von Daten- und Zahlenmaterial (=Beginn Analyse) als Grundlage für Konzeptionierung und Marketing-Controlling

6.       Überörtliche Vernetzungsarbeit

 

Zu 1:

Die Verwaltung schlägt vor, eine allgemeine, zentrale Anlaufstelle (Info-Point), die heute im Sinne einer qualitätsorientierten Bürger- und Serviceorientierung fehlt, für alle Bürger und Gäste der Samtgemeinde zu entwickeln. Hier können auch touristische Fragestellungen beantwortet werden.  Ziel dabei ist, dass die Qualität der Auskünfte bzgl. der touristischen und kulturellen Vermarktung weiterhin auf hohem Niveau gehalten wird. Für einen Übergangszeitraum, bis die entsprechenden baulichen Maßnahmen (Rathaus-Umgestaltung) abgeschlossen sind, könnte die Jesteburg-Touristik (Lisa-Kate) weiter genutzt werden. Für diesen Übergangszeitraum sind die Öffnungszeiten der Lisa-Kate wahrscheinlich anzupassen.

 

Die Stellenbemessung hat ergeben, dass es bezüglich der bisherigen Poststelle/Telefonzentrale Optimierungsbedarfe gibt. Vor allem hinsichtlich der Vertretungssituation besteht dringender Handlungsbedarf – ca. 35 % des Bedarfes, gemessen an einer Vollzeitstelle, werden derzeit durch Sachbearbeiter aus anderen Tätigkeitsbereichen abgedeckt. Zudem werden noch diverse einfache Tätigkeiten auf teurer Sachbearbeiterebene erledigt, die zukünftig auch an dieser Stelle gut mit aufgefangen werden könnten. Der Zentrale Infopoint ist zwangsläufig so zu gestalten, dass eine Vertretungssituation innerhalb dieser Stelle jederzeit gegeben ist.

 

Durch Zusammenlegen dieser beiden Bereiche werden demnach Synergien geschaffen: Dauerhafte Besetzung des Infopoints während der Öffnungs- bzw. Bürozeiten, Bürger und Mitarbeiter/innen erhalten einen zentralen Anlaufpunkt für alle Auskünfte, Entlastung der Sachbearbeiter von einfachen Tätigkeiten.

 

Zu 2:

Für die Gemeinde Jesteburg liegt aus dem Jahr 2016 (VO/GJ/09/16) ein Beschluss vor, wonach 4 mal im Jahr (aktuell ist aufgrund von Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen 2 mal im Jahr beschlossen) Gemeindenachrichten („Ratspost“) von der Verwaltung veröffentlicht werden sollen. Diesem Ziel konnte aufgrund mangelnder personeller Ressourcen bislang nicht nachgekommen werden. Die Verwaltung hält es für sinnvoll, eine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die gesamte Samtgemeinde durchzuführen. Alle für die Öffentlichkeit relevanten Informationen sollten auch hier an einer Stelle zentral zusammen geführt und in Umlauf gebracht werden. So wird vermieden, dass die gleiche Tätigkeit mehrfach gemacht wird und die fachliche Qualität der Nachrichten auf einem entsprechendem Niveau von statten geht.

 

Die entsprechende Form bzw. Struktur ist zu entwickeln.

 

Zu 3:

Zunächst ist eine Struktur zu entwickeln, wie Veranstaltungen zukünftig wirksam vermarktet werden können, vor allem auch überregional. Verwaltungsmitarbeiter könnten sogar mit ihrer Expertise bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützend behilflich sein. Auch hier ist eine zentrale Informationszusammenführung und Koordination (von Interessen und Akteuren) im Sinne einer wirksamen Wirtschaftsstrukturförderung von hoher Bedeutung.

 

Zu 4:

Derzeit wird im Gesamtkonstrukt „Samtgemeinde“ an verschiedenen Stellen die Pflege von Websites betrieben. Die Samtgemeinde führt eine eigene Website (Verwaltungsleitung). Eine Website (die der Tourist-Information) wird von der Gemeinde Jesteburg betrieben. Zudem verwaltet die Gemeinde Bendestorf ihre eigene Website. Die Gemeinde Harmstorf als solches hat bislang keine Web-Präsenz. Die Inhalte auf den Websites sind zu einem erheblichen Teil die gleichen, d.h. konkret: gleiche Meldungen, Veranstaltungen etc. werden von verschiedenen Personen mehrfach bearbeitet. Dieses obwohl das System es erlaubt, mit wenigen Mausklicks alle 3 Website gleichzeitig anzusteuern.

Die Erfahrung zeigt, dass eine zentrale Bearbeitung der Websites im Gemeindegebiet bzw. innerhalb der Verwaltungsstruktur umgesetzt werden müsste.

 

Eine Integration von Basis-Daten aus Harmstorf in die Samtgemeindewebsite ist, vor allem vor dem Hintergrund der rechtlichen Anforderungen aus dem Gesetzentwurf zur „Förderung und zum Schutz der digitalen Verwaltung in Niedersachsen“ (NDIG) zu überlegen. Die Website von Bendestorf ist nicht mehr zeitgemäß und muss dringend angepasst werden, die Überarbeitung der Website der Samtgemeinde ist zwar begonnen worden – muss (schneller) fortgeführt werden. Zudem werden auf den Websites bislang kaum eigene Nachrichten eingestellt, was nach außen kein gutes Bild erzeugt.

Die zentrale Bearbeitung der Websites bietet folgende Vorteile: Entlastung auf Sachbearbeiterebene, schnelleres, effizienteres Abarbeiten der inhaltlichen und strukturellen Änderungen, hohe Qualität, Vermeidung von Mehrfachtätigkeiten.

 

Zu 5:

Es liegt bereits eine Vielzahl von Datenmaterial (Zahlen, Statistiken, Informationen) für die Bereiche Wirtschaftsförderung (Ortskernmanagement) und Tourismus vor. Im Hinblick auf weitere Zwecke (Analyse bzw. Konzeptionierung) sollte im ersten Schritt mindestens damit begonnen werden, dieses Datenmaterial zu sichten, aufzubereiten und zusammen zu führen. Zudem sollten bislang fehlende Informationen von den Akteuren des Marktes beschafft werden. Ein System zur fortlaufenden Dokumentation von (Basis-)Daten und evtl. sogar Kennzahlen ist zu entwickeln und fortzuschreiben.

 

Zu 6:

Die überörtliche Vernetzungsarbeit findet bereits statt. Es ist zu analysieren, in welchem Umfang und in welcher Form diese aus- und evtl. auch umgebaut werden soll: Welche Bündnisse sind für die Samtgemeinde nützlich? Welche nicht? Welches Engagement sollte ausgebaut oder zurück gefahren werden? Wie kann eine dauerhafte Evaluierung der Vernetzungsarbeit stattfinden?

 

Fazit: Durch die hier beschriebene bessere Vernetzung innerhalb der Samtgemeindestruktur werden deutliche Synergieeffekte geschaffen.

 

Alternativ könnte die „touristische Vermarktung“ auch in Sinne einer Minimal-Lösung erfolgen. Im Prinzip würde es sich hierbei um eine Fortführung im bisherigen Umfang handeln, ohne dass eine weitere Entwicklung stattfindet. In der derzeitigen Struktur der Samtgemeindeverwaltung wären aktuell selbst für diese Minimal-Lösung keine bzw. kaum Kapazitäten vorhanden. Auch für diese Minimal-Lösung hat die Stellenbemessung einen Bedarf von mindestens 45% (Arbeitsrückstände noch nicht inbegriffen) einer Vollzeitstelle ergeben.

 

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Beschlussvorschlag:

Der Samtgemeinderat beschließt:

1.) Die touristische Vermarktung, inkl. der Kultureinrichtungen, in der Samtgemeinde Jesteburg erfolgt durch die Verwaltung in folgendem Umfang:

         Einrichtung eines zentralen Info-Points

         Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

         Veranstaltungskoordination

         Aufbau und Pflege von Websites

         Überörtliche Vernetzungsarbeit

         Aufbereitung, Zusammenführung von Daten- und Zahlenmaterial als Grundlage für Konzeptionierung und Marketing-Controlling

         Beratung gewerblicher Betriebe

         Entwicklung neuer Angebotsformate

 

2.) Zur Erledigung dieser Aufgabe bedarf es personeller Ressourcen. Der Gemeinde Jesteburg wird vorgeschlagen, die Mitarbeiterinnen der Jesteburg Touristik zu übernehmen. Sie sollen zukünftig Tätigkeiten in den genannten Bereichen übernehmen.

 

Es erfolgt keine Übernahme des gewerblichen Regiebetriebes „Jesteburg Touristik“ durch die Samtgemeinde.

 

Als Zeitpunkt der Übernahme ist der 01.01.2020 vorgesehen.

 

Der Stellenplan ist hinsichtlich der Ergebnisse aus der Stellenbemessung und der Übernahme der neuen Aufgaben entsprechend anzupassen: Für die Bereiche Öffentlichkeitsarbeit/Marketing/Organisation sind 1,5 Stellen in den Stellenplan aufzunehmen.

 

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Finanzielle Auswirkungen:

Die Personalkosten belaufen sich auf rund 79.800,- Euro pro Jahr.
Erträge bis zu einem Gesamt-Volumen von 17.500 € können generiert werden aus:

         Ticketverkauf

         Souvenirverkauf

Buchungsgeschäft als SalesPoint

 

Anlage/n:

keine

Stammbaum:
VO/SGJ/027/19   Touristische Vermarktung der Samtgemeinde Jesteburg   Fachbereich I (Finanzen + Internes)   Beschlussvorlage
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