?

Samtgemeinde Jesteburg

Kopfbereich - Bendestorf, Harmstorf und Jesteburg

Vorlage - VO/SGJ/069/19  

Betreff: Erweiterung Rathaus
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage
Verfasser:1. H.-H. Höper
2. Der Samtgemeindebürgermeister
Federführend:Verwaltungsleitung Bearbeiter/-in: Bauer, Stefanie
Beratungsfolge:
Samtgemeindeausschuss Vorberatung
Samtgemeindeausschuss Vorberatung
Samtgemeinderat Jesteburg Entscheidung
13.02.2020 
Sitzung des Samtgemeinderates Jesteburg geändert beschlossen   

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Erläuterung:

Der Rat hat in seiner Sitzung am 27.06.2019 den Finanzrahmen auf 14 Mio. € festgelegt. Die Samtgemeinde-Umlage soll um 2 Prozentpunkte steigen. Voraussetzung ist, dass die Kreisumlage um 3 Prozentpunkte gesenkt wird.

 

Der Samtgemeindeausschuss hat am 04.07.2019 den Finanzrahmen wie folgt ausgefüllt:

Innerhalb des Finanzrahmens von 14 Mio. € werden die Teilbeträge wie folgt bestimmt:

Schulen:  10,5 Mio. €

Feuerwehr:    1,0 Mio. €

Bauhof:       1,5 Mio. €

Verwaltung:    1,0 Mio. €

 

Erweiterung des Rathauses

Der Auftrag wurde erteilt und die Ergebnisse liegen vor.

Das Architekturbüro hat 2 Vorschläge erarbeitet. Die Kosten liegen zwischen rd. 1,4 Mio. € und 2 Mio. €. Die Konzepte sind als Anlage beigefügt.

 

In der Verwaltung sind aktuell 32 Arbeitsplätze (Teil- und Vollzeitplätze) einzurichten.

Hinzu kommen 2 Arbeitsplätze für die Polizei.

In der Außenstelle Bendestorf sind aktuell 3 Arbeitsplätze eingerichtet. Falls sich in Zukunft irgendwann Veränderungen ergeben sollten, müsste das beim Bedarf berücksichtigt werden.

Auf dem Bauhof werden 2 Arbeitsplätze (Bauhofleiter, Verwaltungskraft) eingerichtet, die bisher ihre Arbeitsplätze im Rathaus hatten.

Nicht geklärt ist das Thema Tourismus, Vermarktung, TI und die damit verbundene Übernahme des Personals. Aktuell gibt es von den Mitgliedsgemeinden keine übereinstimmenden Übertragungsbeschlüsse. Die Aufgabe kann deshalb nicht übertragen werden. Siehe dazu weiter unten, Thema Infopoint.

 

Verwaltung

32 Arbeitsplätze

Polizei

  2 Arbeitsplätze

Stand heute

34 Arbeitsplätze

Außenstelle Bendestorf

  3 Arbeitsplätze

Bauhof

  2 Arbeitsplätze

Zahl Arbeitsplätze (min)

35 Arbeitsplätze

 

Diese Anzahl der Arbeitsplätze ist aktuell nicht vorhanden. Im ehemaligen Hausmeisterhaus werden provisorische Arbeitsplätze geschaffen. Eine Herausforderung ist es, ein Bürgerbüro für die Kunden bereitzustellen, das den Anforderungen an einen räumlichen Service und Datenschutz erfüllt. Diese Herausforderungen waren eine Kernforderung für die Planungen. Sie wurden bei beiden Vorschlägen erfüllt. Dazu gehört das Thema Infopoint. Heute gibt es in den Rathäusern keine zentrale Informationsstelle für die Bürgerinnen und Bürger. Die TI in Jesteburg wird von Bürgerinnen und Bürgern als Info genutzt. Dort werden Auskünfte (Personalausweis, Busverbindungen, gelbe Säcke usw.) nachgefragt. Ein Infopoint könnte um das Thema Tourismus ergänzt werden, wenn es von den Gemeinden gewollt ist. Selbstverständlich gehört zukünftig ein digitaler Infopoint dazu.

 

Eine Anforderung ist aktuell noch hinzugekommen, die noch nicht berücksichtigt werden konnte. Sie ist räumlich nicht so anspruchsvoll und kann in den Vorschlägen mit eingearbeitet werden. Es geht um die Einrichtung einer örtlichen kommunalen Einsatzleitung (KEL) in Ergänzung der Einsatzleitung auf Kreisebene. Es handelt sich um zwei Arbeitsplätze (Laptops) vor Ort. Der Raum selbst muss nicht groß, aber muss separat zugänglich sein. Genutzt werden die Arbeitsplätze von der Feuerwehr. Bei Großschadensereignissen mit der Verwaltung zusammen. Deshalb die Unterbringung im Rathaus. Ein größerer Raum für Lagebesprechungen sollte in der Nähe sein. Das kann ein Sitzungsraum sein. Geschaffen werden muss eine Notstromversorgung. Kommt es nicht zu einem Anbau, müsste eine KEL im heutigen Rathaus eingerichtet werden, wobei kein Raum zur Verfügung steht.

 

Baurechtliche Anforderungen sind die Barrierefreiheit herzustellen und den zweiten Rettungsweg umzusetzen.

 

Vorschlag 1 (kleiner Vorschlag)

Die Ausgangslage war die Einrichtung eines modernen Bürgerbüros in einem Anbau, der von der neuen Parkplatzanlage barrierefrei zu erreichen ist. Die Räume im Alten Rathaus müssen bei diesem Vorschlag als Arbeitsplätze weiterhin genutzt werden.

 

Die Kosten belaufen sich auf rd. 1,4 Mio. €.

 

Einige Hinweise zu dem Vorschlag:

  • Die Anforderungen an ein Bürgerbüro und Infopoint wurden erfüllt.
  • Es wird ein Fahrstuhl eingebaut, um auch das Obergeschoss barrierefrei zu erreichen. Die gesetzlichen Bestimmungen erfordern es, dass bei Anbauten an öffentlichen Gebäuden die Barrierefreiheit zu realisieren ist.
  • Für den Baubereich entsteht ein Wartebereich.
  • Der Anbau ist unterkellert. Ist das notwendig? Es werden auf Zukunft gesehen Räume geschaffen, die für das Archiv notwendig werden. Das Archiv ist an seiner Kapazitätsgrenze. Es wird ein Mitarbeiterraum geschaffen. Die Kosten werden mit rd. 120.000 € angegeben. Allerdings können bei Wegfall des Kellers keine 120.000 € eingespart werden, da ein Erdgeschoss ohne Keller entsprechend zu gründen wäre. Auch für den Fahrstuhl sind die Gründungen, Fundamente erforderlich. Die Einsparung dürfte sich auf 30.000 € bis 40.000 € reduzieren.
  • Die Zuordnung der Fachbereiche entspricht nicht mehr der Organisation ab dem 01.08.19 Dieser Hinweis ist nur nachrichtlich. Auf den Umfang des Gebäudes hat das keine Auswirkungen.
  • Das Alte Rathaus wird weiterhin genutzt. Die Architektin schlägt vor, in einem Teil das Trauzimmer einzurichten. Der Vorschlag ist gut, steht aber im Wettbewerb mit der Unterbringung der Polizei. Hier hat sie vorgeschlagen, die Polizei im ehemaligen Hausmeisterhaus unterzubringen. Dazu müsste das Haus erheblich im Bestand saniert werden. Die Räume können zwar genutzt werden, aber die bauliche Substanz (Außenwände, Dach usw.) ist zu sanieren. Statt des Trauzimmers könnte dort auch die Polizei untergebracht werden. Dann bleibt das Trauzimmer im Heimathaus.

 

Vorschlag 2 (großer Vorschlag)

Die Ausgangslage war die Einrichtung eines modernen Bürgerbüros und die Unterbring der gesamten Verwaltung im Neuen Rathaus mit einem Anbau. Die Räume im Alten Rathaus können dann anderweitig genutzt werden.

Da die Gemeinde Jesteburg den Sitzungsraum als Krippe nutzen will, gibt es neue Anforderungen an einen Sitzungsraum.

 

Die Kosten belaufen sich auf rd. 2,0 Mio. €.

 

Einige Hinweise zu dem Vorschlag:

  • Die Anforderungen an ein Bürgerbüro und Infopoint wurden erfüllt.
  • Die komplette Verwaltung wird im Neuen Rathaus und Anbau untergebracht.
  • Es wird ein Fahrstuhl eingebaut, um auch das Obergeschoss barrierefrei zu erreichen. Die gesetzlichen Bestimmungen erfordern es, dass bei Anbauten an öffentlichen Gebäuden die Barrierefreiheit zu realisieren ist.
  • Für den Baubereich entsteht ein Wartebereich.
  • Im Alten Rathaus könnte ein Trauzimmer, wie im Vorschlag 1, eingerichtet werden. Die übrigen Räume können neuen Verwendungen zugeführt werden, z.B. für Fraktionen, ehrenamtl. Bgm., Gleichstellungsbeauftragte, Schiedsmann oder Polizei.
  • Der Anbau ist unterkellert. Hier ergeben sich wegen der Hanglage einige Nutzungsmöglichkeiten. Die Räume bekommen Tageslicht. Geplant sind ein Mitarbeiterraum und Räume für die Polizei. Die Polizei könnte auch in das Alte Rathaus ziehen.
  • Dann wäre Platz für einen Sitzungsraum. Die Gemeinde Jesteburg gibt gerade den Sitzungsraum in der ehemaligen Schule Sandbarg auf. Die Gemeinde muss weitere Krippenplätze schaffen. Das hat erhebliche Auswirkungen auf den Sitzungsdienst. Da kein Sitzungsraum mehr zur Verfügung steht, muss improvisiert werden. Es stehen andere Räume nur eingeschränkt zur Verfügung. Das Heimathaus ist durch Vereine und Veranstaltungen stark belegt. Das Schützenhaus ist für regelmäßige Fachausschusssitzungen und für Sitzungen der Hauptausschüsse zu groß. Der Gruppenraum im FF-Gerätehaus befindet sich im Obergeschoss. Die Parkplätze müssten immer gesperrt werden. Die Samtgemeinde kann noch Räume in Harmstorf für Ratssitzungen und in Bendestorf für Ausschusssitzungen nutzen, die Gemeinde Jesteburg nicht. Es ist notwendig, dass es einen Sitzungsraum gibt, der ständig nutzbar und technisch ausgestattet ist. Zurzeit wird davon ausgegangen, dass die Krippennutzung nach einem Neubau einer KiTa in Jesteburg wieder aufgegeben wird. Ob das so kommt, bleibt abzuwarten. Die Samtgemeinde würde sich mit einem Sitzungsraum im Rathaus aus der Abhängigkeit von der Gemeinde lösen.
  • Die Zuordnung der Fachbereiche entspricht nicht mehr der Organisation ab dem 01.08.19 Dieser Hinweis ist nur nachrichtlich. Auf dem Umfang des Gebäudes hat es keine Auswirkungen.

 

Vorschläge 1 und 2

Die Vorschläge 1 und 2 stehen nicht in Konkurrenz zueinander. Es könnte auch heute der Vorschlag 1 umgesetzt werden. Wenn es in einigen Jahren notwendig sein sollte, könnte der Vorschlag 2 in Gänze oder in einem Teilbereich umgesetzt werden. Z.B. der Sitzungsraum soll in Rathaus untergebracht werden oder Arbeitsplätze aus dem Alten Rathaus sollen in das Neue Rathaus umziehen.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Samtgemeinde beschließt zur Erweiterung des Rathauses die Umsetzung des Vorschlages---. Die Investitionsmittel in Höhe von ---- € werden in den Haushalt 2020 eingestellt.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

Erweiterungskonzept Rathaus

Erweiterungskonzept Rathaus m. Kostenschätzung (nachgereicht 29.10.2019)

 

Anlagen:  
  Nr. Status Name    
Anlage 1 1 öffentlich Erweiterungskonzept Rathaus_20.09.2019 (1924 KB)      
Anlage 2 2 öffentlich Erweiterungskonzept Rathaus m. Kostenschätzung (5046 KB)      
Stammbaum:
VO/SGJ/069/19   Erweiterung Rathaus   Verwaltungsleitung   Beschlussvorlage
VO/SGJ/069/19-01   Erweiterung Rathaus   Verwaltungsleitung   Beschlussvorlage
    Verwaltungsleitung   Beschlussvorlage