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Samtgemeinde Jesteburg

Kopfbereich - Bendestorf, Harmstorf und Jesteburg

Vorlage - VO/SGJ/069/19-01  

Betreff: Erweiterung Rathaus
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage
Verfasser:1. H.-H. Höper
2. Der Samtgemeindebürgermeister
Bezüglich:
VO/SGJ/069/19
Federführend:Verwaltungsleitung Bearbeiter/-in: Höper, Hans-Heinrich
Beratungsfolge:
Samtgemeindeausschuss Vorberatung
Samtgemeinderat Jesteburg Entscheidung
13.02.2020 
Sitzung des Samtgemeinderates Jesteburg geändert beschlossen   

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Erläuterung:

Mit der SiVo 069/19 wurden Vorschläge für eine Erweiterung des Rathauses vorgelegt. Wenn eine Erweiterung in absehbarer Zeit nicht realisiert werden soll, müssen im Bestand einige Maßnahmen in 2020 umgesetzt werden.

 

Im Rahmen der Organisationsuntersuchung und bei Sicherheitsüberprüfungen wurden Mängel an den Räumen im Alten und Neuen Rathaus festgestellt. Auf die Mängel wurde in mehreren Vorlagen hingewiesen. Kommt es zu keiner Erweiterung des Rathauses, müssen Maßnahmen aufgrund gesetzlicher Forderungen sofort umgesetzt werden. Ein weiterer Aufschub ist dann nicht mehr möglich. Zusätzliche Räume bringen diese Maßnahmen nicht. Die Kosten belaufen sich auf mindestens ca. 375.000 €.

Hier noch einmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

Die Raummängel der Rathäuser haben einen negativen Einfluss auf die Kundenorientierung im Sinne einer bürgerfreundlichen Verwaltung und auf die Mitarbeiterzufriedenheit (Motivation).

Eine wirksame Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung der einzelnen Teile der Verwaltung sowie eine Aufsicht durch die Verwaltungsleitung sind durch die Raumdistanzen erschwert. Besonders spürbar werden diese Distanzen für alle Bediensteten auch durch die Unterbringung in zwei Gebäuden. Künftig sind es drei Gebäude in Jesteburg und die Außenstelle in Bendestorf.

Festzustellen ist, dass sich in nahezu jedem Bereich der beiden Rathäuser Räume mit Publikumsverkehr befinden, sodass keine Abgrenzung zwischen öffentlichem Bereich und nichtöffentlichem Bereich möglich ist.

Die derzeitige Gebäudesituation und Raumverteilung in den Rathäusern lässt es nur sehr eingeschränkt zu, ein modernes Bürgerbüro mit ausreichenden sog. Front- und Backoffice-Bereichen einzurichten. Datenschutzbestimmungen lassen sich ohne Umbaumaßnahmen nicht einhalten. Weiterhin lassen die Büros, die mit mehreren Mitarbeitern belegt sind, vertrauliche Gespräche mit Besuchern jeweils immer nur für einen Fall zu. Der zweite Besucher muss warten – obwohl für seine Bedienung ein zweiter Sachbearbeiter im Raum vorhanden wäre. Ansonsten ist der Datenschutz nicht gewährleistet. Entsprechendes gilt auch für Telefonate bei Anwesenheit eines Besuchers im Raum.

Einige der Räume mit Publikumsverkehr sind für Besucher, die das Büro mit einem Kinderwagen oder Rollstuhl aufsuchen, schwer bzw. gar nicht zu erreichen. Im Alten Rathaus sind nicht ausreichend Toiletten vorhanden. Eine Toilette oben und eine unten. Es gibt weder eine Trennung zwischen den Besuchern und Mitarbeitern noch zwischen Geschlechtern. Im Alten Rathaus, mit den meisten Besuchern im Bürgerbüro und Standesamt, fehlt eine Toilette, die barrierefrei ist. Auch das Neue Rathaus ist nicht barrierefrei.

Die Samtgemeinde grenzt damit Menschen mit einer Beeinträchtigung aus.

 

 

Gibt es keine Erweiterung des Rathauses, müssen Brandschutzmaßnahmen umgehend umgesetzt werden. Bisher waren wir davon ausgegangen, dass es eine Erweiterung des Rathauses geben wird. Dann könnten einige Kosten gespart werden.

Hier nochmals der aktuelle Bedarf zu den Arbeitsplätzen:

Bestand/Bedarf

Anzahl

Bestand Verwaltung

30

Bestand Polizei

2

Bestand Verwaltung, Bauhof

2

Zwischensumme

34

+ 1 Mitarbeiter, z.Zt. auf Lehrgang

1

Zwischensumme

35

Aus der Stellenbemessung

 

+ VL, nicht besetzt Steuerungsunterstützung

1

+ FB 1, nicht besetzt Organisation, Zentrale

1

+ FB 2, nicht besetzt Gebäudewirtschaft

1

Bisher nicht besetzt, bzw. neue Aufgabe

 

+ VL, nicht besetzt Ratsbüro, Öffentlichkeitsarbeit

1

+ Aufgabe tour. Vermarktung, 1 Stelle von der Gemeinde

1

Summe

40

 

Mit Umbauten, Einbindung des Hausmeisterhauses und Arbeitsplätze auf dem Bauhof werden 36 Arbeitsplätze geschaffen. Die Räume reichen nicht. Die Räume sind dann immer noch nicht optimal und mit vielen Einschränkungen verbunden.

Es fehlen weitere Räume, die dringend erforderlich sind:

          Nicht enthalten ist ein Azubi-Arbeitsplatz.

          Nicht enthalten sind 2 oder 3 Arbeitsplätze bei einer eventuellen späteren Eingliederung der Außenstelle Bendestorf.

          Nicht enthalten sind

          ein Mitarbeiterraum (Pausenraum),

          ein Besprechungsraum,

          ein Sitzungsraum.

Diese Räume könnten kombiniert genutzt werden. Der Mitarbeiter- und Besprechungsraum im Alten Rathaus muss für Arbeitsplätze umgebaut werden. Der Sitzungs- und Besprechungsraum Sandbarg wird zu einem Gruppenraum für die angrenzende Krippe umgebaut.

Der Sitzungs- und Besprechungsraum wird für Sitzungen der Gremien sowie für Termine der Verwaltung benötigt. Das können Besprechungen, z.B. mit Planungsbüros, oder Schulungen sein. Hierfür ist eine technische Ausstattung grundlegende Voraussetzung. Der Raum muss in das Netzwerk des Rathauses eingebunden sein, damit auf digitale Unterlagen zugegriffen werden kann. In den Räumen des SG-Bürgermeisters oder des Allgem. Vertreters können Besprechungen mit max. 5 Personen stattfinden.

          Nicht enthalten ist ein Raum für die Kommunale Einsatzleitung (KEL). Bisher gab es eine Örtliche Einsatzleitung (ÖEL) im Feuerwehrgerätehaus Bendestorf für die Einsätze der Feuerwehr. Die KEL wird technisch der ELZ beim Landkreis angepasst und technisch ausgestattet. Die Samtgemeinde ist gefordert, einen Einsatzstab aus Verwaltung und Feuerwehr für Großschadensereignisse und zur Unterstützung von Katastropheneinsätzen einzurichten. Dafür muss die Verwaltung auf Unterlagen zugreifen können. Für den Einsatzfall müssen entsprechende Räume, z.B. Lagerraum, zur Verfügung stehen, die mit Notstrom versorgt werden können. Das ist in den heutigen Räumen nicht umsetzbar.

          Nicht enthalten ist ein Info-Point.

          Weiterhin fehlen Lager- und Technikräume für Kopierer, bzw. Drucker. Diese dürfen aus Brandschutzgründen nicht auf dem Flur stehen.

 

Notwendige Maßnahmen:

 

  1. Brandschutz und Umbauten (Anlage 1) mind. ca. 100.000 € (Brutto) + Planungskosten
    Die Kosten liegen nach einer ersten Schätzung (keine Planung und Kostenberechnung!!!) bei rd. 100.000 €. Einige Positionen können nur mit einer genauen Planung berechnet werden. Eventuell müssen die Heizung und die Elektroverteilung angefasst werden. Es muss mit der Bauaufsicht und dem Brandschutz geklärt werden, in welchem Umfang Genehmigungen erforderlich sind und welche Maßnahmen damit verbunden wären. Es könnten weitere Arbeitsplätze wegfallen, weil sie z.B. nicht barrierefrei zugänglich sind oder sie einer Toilette für Menschen mit einer Beeinträchtigung weichen müssen.
  2. Hausmeisterhaus (Anlage 2)  mind. 225.000 € + Planungskosten
    Das Haus darf nur befristet genutzt werden. Soll es längerfristig oder auf Dauer genutzt werden, ist das Gebäude zu ertüchtigen und zu sanieren.

 

Die notwendigen Kosten von mindest. 325.000 € + Planung (15 %) = rd. 375.000 € für die Umbauten sind zu veranschlagen.

 

 

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Beschlussvorschlag:

Der Rat der Samtgemeinde beschließt zur Erweiterung des Rathauses die Umsetzung des Vorschlages Nr. _____. Die Investitionsmittel in Höhe von ___________ € werden in den Haushalt 2020 für das Haushaltsjahr _____________ und die Finanzplanungsjahre _____________ eingestellt.

 

(Wird dieser Beschlussvorschlag abgelehnt)

 

Der Rat der Samtgemeinde stellt für Brandschutz- und Umbaumaßnahmen sowie für die Ertüchtigung des Hausmeisterhauses 375.000 € in den Haushalt 2020 ein. Mit der Gemeinde Jesteburg ist über die längerfristige Nutzung des Hausmeisterhauses zu verhandeln.

 

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Finanzielle Auswirkungen:

 

 

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Anlage/n:

Anlage 1 – Kostenschätzung Brandschutz- und Umbaumaßnahmen

Anlage 2 – Kostenschätzung Hausmeisterhaus

 

Anlagen:  
  Nr. Status Name    
Anlage 1 1 öffentlich Kostenschätzung Brandschutz- u. Umbaumaßnahmen_12_2019 (208 KB)      
Anlage 2 2 öffentlich Kostenschätzung Hausmeisterhaus (152 KB)      
Stammbaum:
VO/SGJ/069/19   Erweiterung Rathaus   Verwaltungsleitung   Beschlussvorlage
VO/SGJ/069/19-01   Erweiterung Rathaus   Verwaltungsleitung   Beschlussvorlage
    Verwaltungsleitung   Beschlussvorlage